Votre boîte mail déborde de messages que vous recevez d’EgliseInfo?
Ce sont des gens qui ont des demandes sérieuses et qui s’adressent… à vous!
1) Le principe des messages
Sur le site EgliseInfo il y a plusieurs manières de prendre contact avec les paroisses ou les diocèses.
Il y a le bouton ‘Contactez-nous’ qui permet aux internautes de contacter les paroisses, diocèses ou le service national, selon la page qu’ils visitent actuellement – si c’est quelque part sur le site, sur la page d’accueil ou l’affichage des résultats d’une recherche, ils choisissent dans le formulaire leur diocèse et le message est transmis au responsable diocésain. Ces messages sont intitulés: « Contactez le site EgliseInfo… »
Si c’est sur la fiche d’une paroisse ou d’une église, le message est directement transmis à l’adresse contact de la paroisse et aux adresses inscrites comme administrateurs et contributeurs de la paroisse (et en copie au responsable diocésain et le service national). Ces messages sont intitulés: « Contact de la communauté de… » ou « Contactez la paroisse d’une église de… »
Puis les internautes peuvent voir une erreur d’horaire, p.ex. quand ils ont fait une recherche et voient dans l’affichage un horaire dont ils savent qu’il est faux (parce qu’ils appartiennent à la paroisse ou étaient là la semaine dernière trouvant portes closes). Ces messages sont intitulés: « Signalez une erreur d’horaire de… »
Enfin ils peuvent voir les fiches des paroisses ou des églises et cliquer sur 
C’est souvent le cas pour des gens qui cherchent un certificat de baptême, veulent se marier ou se faire baptiser, se confesser, faire un don… Ces messages sont intitulés: « Contact de la communauté de… » ou « Contactez la paroisse d’une église de… »
2) Un message exemplaire
Voici l’exemple d’un message que vous pouvez recevoir (cliquez pour l’agrandir):
Vous voyez d’abord son adresse mail (XYZ…@eglise-catholique.appspotmail.com): c’est un code assez long qui est généré par le site EgliseInfo pour identifier les messages et surtout pour lier tous les destinataires, car tous ceux qui ont reçu le message (normalement la paroisse, le diocèse et le service national) reçoivent aussi une copie de toutes les réponses! C’est pour qu’on puisse vérifier que l’internaute a bien reçu une réponse à sa demande.
Si vous voulez répondre au message, veuillez donc répondre directement à cette adresse et pas à l’adresse personnelle de l’internaute!
Après un texte d’introduction, vous voyez le message que l’internaute à laissé. Ici dans l’exemple c’est:
« Ceci est un message exemplaire. »
Puis vous voyez plusieurs informations:
- le nom de la personne
- son adresse mail personnelle
- l’adresse internet de la page qu’il a visité lors de sa demande
- si disponible: la communauté qu’il a vu lors de la demande
- la version du site (c’est plutôt une information technique pour nous)
- la version de son navigateur (de même une info technique pour nous, en cas de problèmes techniques)
- s’il est un contributeur connecté: le nom ou l’adresse mail de son compte
- et enfin tous ceux qui ont reçu une copie de ce message et qui recevront aussi une copie de votre réponse.
Le message termine avec un appel de ne pas répondre à l’adresse personnelle de l’internaute, mais directement au mail afin que tous reçoivent une copie pour les raisons expliquées plus haut.
3) Qui doit répondre?
Le système de la messagerie est subsidiaire, c’est-à-dire que d’abord et avant tout
c’est d’abord à la paroisse et aux contributeurs de répondre aux demandes!
Comme les internautes se sont adressés à la communauté, c’est à vous qu’ils voulaient envoyer un message et dont ils attendent la réponse.
Dans la mesure du possible veuillez alors répondre – accueillir une demande d’intention de messe, d’un acte de baptême (ou transmettre le message aux archives de votre diocèse), prendre un RDV pour la préparation du mariage…
Si vous êtes responsable diocésain, vous avez reçu un message et vous voyez dans le champ « Destinataire » que le message n’a pas été transmis à une paroisse (parce qu’elle n’a pas de contributeur ou parce que le message a été envoyé hors de la fiche d’une paroisse), c’est à vous de répondre à la demande.
De même si vous voyez après quelques jours qu’un message n’a pas encore reçu de réponse de la part de la paroisse (vous n’avez pas reçu d’autre mail avec le même objet), c’est à vous de poursuivre la demande, soit en relançant la paroisse, soit en répondant directement à l’internaute dans la mesure du possible.
Dans des cas très rares c’est l’administration nationale qui répond aussi aux demandes, surtout s’il s’agit de problèmes techniques compliqués ou de demandes très urgentes avant les grandes fêtes – mais dans tous les cas vous recevez une copie de notre réponse.
4) La messagerie sur ligne
Tous les messages qui vous concernent ne sont pas seulement envoyés à votre adresse mail personnelle inscrite comme administrateur ou contributeur ou contact de la paroisse, mais ils sont aussi accessibles sur le site EgliseInfo.
Pour cela il faut d’abord être connecté sur le site.
Puis vous avez le lien « vos messages » dans la boîte bleue « Administration« :
Là, vous voyez tous les messages que vous avez reçus et envoyés, regroupés par demandes (tous les mails et copies d’une seule demande sont regroupés sous l’objet de cette demande).
Vous pouvez cliquer sur un des objets et vous voyez ensuite tous les messages qui concernent cette demande. Malheureusement il n’est pas encore possible de répondre directement sur le site – pour répondre à une demande, veuillez vous connecter à votre boîte mail et répondre par là.